La posibilidad de clasificar los documentos en formato electrónico es imprescindible para las empresas en la era digital moderna. En la actualidad, los documentos se imprimen, archivan y escanean. Ahora puede consultar documentos electrónicamente con sólo unos clics. Esto le ahorra tiempo y optimiza sus tareas. Este artículo le muestra paso a paso cómo buscar documentos en línea de forma segura. De este modo, usted puede ver y optimizar sus habilidades - sin importar su experiencia.
¿Qué es una firma electrónica?
La firma electrónica (E-Signatur) es un documento manuscrito que puede utilizarse para identificar documentos electrónicos. Se trata de un mecanismo seguro y vinculante para la autenticación de la identidad y el consentimiento del firmante para la firma del documento. Las firmas electrónicas pueden ser de distintos tipos, desde la introducción de un nombre sobre la inscripción en una pantalla táctil hasta el uso de una tableta de firma digital.
El uso de estos métodos es muy frecuente en sectores como el financiero, el inmobiliario, el de la salud y el de la administración de justicia, ya que permiten mejorar los procesos, reducir las transacciones en papel y optimizar la rentabilidad.
Der Firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional ( ESIGN ) Act, der Electronic Transactions Act und die Electronic Identification and Trust Services Regulation ( eIDAS ) son sólo algunas de las leyes y reglamentos internacionales que se aplican a las firmas electrónicas. Dichas normas establecen que las firmas electrónicas son tan válidas y vinculantes como las escrituras públicas, y las dotan de legitimidad y transparencia.
¿Cómo funciona la firma electrónica?
En el caso de las firmas electrónicas, se utiliza la tecnología de codificación para garantizar tanto la identidad del firmante como la integridad del documento. En el caso de la firma electrónica, se trata de una huella digital adicional. digitaler Fingerabdruck (Con estos Hashs se registran todas las modificaciones y manipulaciones realizadas en el documento tras la firma.
Las certificaciones digitales, la verificación por SMS y la autenticación por correo electrónico son sólo algunos de los métodos habituales para comprobar la identidad de los solicitantes. Por otra parte, se comprobará que la persona no registrada es la persona para la que trabaja y que su solicitud de registro ha sido confirmada.
Las empresas pueden aumentar su eficacia optimizando los recursos, reduciendo las transacciones en papel e implementando firmas electrónicas seguras y eficaces. Las empresas se benefician de la integración de esta tecnología en sus procesos de trabajo, ya que ofrece una posibilidad ilimitada de archivar documentos.
Así se firma un documento electrónico
Las firmas electrónicas ofrecen la posibilidad de identificar documentos de forma rápida y segura, sin necesidad de realizar copias físicas o visitas personales. Aquí encontrará una guía para la firma electrónica de documentos:
- Busca una herramienta para crear firmas electrónicas: Existen varias herramientas en línea para crear firmas electrónicas, como por ejemplo Adobe Reader, Signnow, Windows, Words y Artlogo. Elija una herramienta que sea gratuita y se ajuste a sus necesidades.
- Regístrese para obtener una cuenta: Cuando haya creado su propia cuenta de usuario, cree una cuenta en la que introduzca su nombre, dirección de correo electrónico y otros datos necesarios.
- Descargar documento: Cargue el documento a mostrar en la herramienta de firma en alto. Para ello, haga clic en la casilla "Cargar" o "Enviar datos" y envíe el documento desde su ordenador o desde su dispositivo de almacenamiento en la nube. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo hasta el último paso.
- Escriba su firma: Utilice la herramienta de creación de firma, um Ihre Signatur zu erstellen und anzupassen. Con la herramienta, puede dibujar su firma con el ratón o con una pantalla táctil, o bien rellenar una imagen de su firma.
- Coloque su carta en el documento: Una vez que haya escrito su carta, utilice la herramienta de firma para colocarla en el lugar adecuado del documento. Si lo desea, también puede introducir otros datos, como la fecha y las iniciales.
- Überprüfen und abschließen: Bevor Sie das Dokument abschließen, überprüfen Sie es, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind und die Signatur korrekt angezeigt wird. No olvide realizar las modificaciones o correcciones necesarias antes de continuar.
- Cerrar y guardar el documento: Si está satisfecho con el documento y la firma, guarde una copia. La mayoría de las herramientas de firma electrónica permiten enviar la copia en PDF o en cualquier otro formato.
- Completar o enviar el documento: Una vez finalizado el proceso, puede compartir el documento firmado con otras personas o enviarlo a los destinatarios deseados. Esto puede hacerse por correo electrónico, a través de plataformas de intercambio de archivos o mediante el envío de enlaces de descarga.
¿Qué tipos de firmas electrónicas existen?
Existen tres tipos diferentes de firmas electrónicas: firmas electrónicas cualificadas, escritas y sencillas. Las firmas electrónicas sencillas pueden ser cualquier tipo de firma electrónica, como la introducción de un nombre al final de un correo electrónico o el escaneo de una carta manuscrita. Las firmas electrónicas registradas son más seguras y contienen datos especiales, como por ejemplo un certificado digital que permite identificar a los firmantes.
Las firmas electrónicas más seguras son las firmas cualificadas. Se trata de un certificado digital y oficial que autentifica al firmante. Las transacciones financieras, médicas y jurídicas son sólo algunos de los ámbitos estrictamente regulados en los que este tipo de firma se utiliza habitualmente.
¿Qué diferencia hay entre una señal electrónica y una señal hertziana?
Las firmas electrónicas ofrecen una versión digital, que se puede realizar en línea y en papel, mientras que las firmas manuscritas en papel hacen posible la integridad física de los documentos con un sello. Con las firmas electrónicas puede archivar los documentos de forma más rápida y sencilla, sin tener que imprimirlos, escanearlos o enviarlos por correo. Gracias a sus elevados estándares de seguridad y cumplimiento normativo, las empresas pueden reducir los procesos de papeleo ineficaces y costosos.
Las 5 ventajas más importantes de la firma electrónica
Zeitsparend
Las firmas electrónicas permiten la identificación rápida y sencilla de documentos, contratos y acuerdos, sin tener que imprimirlos, escanearlos o enviarlos por correo. Esto ahorra tiempo a las empresas y aumenta la productividad.
Kostengünstig
Gracias a la reducción de los costes de las transacciones en papel, las empresas pueden ahorrar costes de impresión, transporte y almacenamiento.
Seguridad
Las firmas electrónicas ofrecen un alto grado de seguridad y conformidad y garantizan que los datos no se manipulen y que se confirme la identidad de los identificadores.
Seguridad y comodidad
Las firmas electrónicas pueden obtenerse en línea y en papel, lo que permite a las empresas identificar documentos de forma más rápida y sencilla en todo el mundo.
Rechtlich bindend
Las firmas electrónicas tienen el mismo valor jurídico que las actas escritas y ofrecen una posibilidad segura e impecable de identificar los documentos.
¿Existe una diferencia entre las firmas digitales y las electrónicas?
Sí, existe una diferencia entre las firmas digitales y las electrónicas. Las firmas electrónicas son una forma de firma digital, pero no la misma. Las firmas digitales se basan en la tecnología de protección de datos para ofrecer una mayor seguridad y garantizar que el documento no ha sido manipulado ni alterado.
Además, ofrecen integridad mediante el uso de certificados digitales para autenticar la identidad de los firmantes. Las firmas electrónicas pueden ser tan sencillas como una imagen escaneada de una publicación o un simple nombre. Sin embargo, no ofrecen la misma seguridad que una firma digital.
¿Qué es una firma digital?
Una firma digital es un símbolo electrónico que garantiza la autenticidad e integridad de un documento digital. documentos digitales digital . En términos generales, se trata de una firma electrónica que se obtiene mediante una combinación de algoritmos matemáticos y algoritmos de cifrado. Las firmas digitales se utilizan con frecuencia en el ámbito empresarial para autenticar documentos, contratos y acuerdos importantes.
Así puede crear una firma digital
- Seleccione un proveedor de servicios de firma digital: Acceda a un proveedor de servicios de firma digital de confianza, por ejemplo Artlogo y elija uno que le ofrezca una infraestructura segura para la creación y verificación de firmas digitales.
- Crear un documento de identidad digital: Póngase en contacto con el proveedor para obtener un documento de identidad digital y proporcione sus datos básicos.
- Cargue ahora su manuscrito: Cargue su boletín de noticias con un sello digital o mediante una fotografía con una firma digital.
- Introduce tu firma: Indique el tamaño, la letra y el color de su firma para sus deseos.
- Mejore su identidad: Mejore su identidad mediante un proceso seguro definido por el responsable de la firma digital.
- Fügen Sie Ihre Unterschrift ein: En caso de que se haya sobrepasado su identidad, podrá crear y publicar documentos.
- Speichern und teilen: Nach dem Einfügen Ihrer Unterschrift speichern Sie das Dokument und geben es an die relevanten Parteien weiter.
- Compruebe la autenticidad de la firma: El firmante digital utiliza un certificado digital para garantizar la autenticidad de su firma y del documento.
- Asegure su cuenta: El Anbieter digitaler Signaturen speichert Ihre Unterschrift sicher für die zukünftige Verwendung.
- Actualizar su firma: Si desea actualizar su firma, sólo tiene que rellenar los campos anteriores.
Si utiliza estas sencillas herramientas, podrá crear su propia firma digital de forma rápida y sencilla, lo que le ayudará a archivar y clasificar documentos importantes de forma segura y eficaz.
Establecer un código de firma o una contraseña de firma
Una firma digital puede realizarse de dos formas: escaneando la mano o mediante un dibujo con un lápiz digital. Si desea crear una imagen, escríbala fácilmente con un punzón oscuro sobre una hoja de papel blanco y escanéela o fotografíela a continuación. Cargue la imagen inmediatamente como archivo JPEG, PNG o PDF en la oficina de firmas digitales.
Si desea personalizar su documento, puede hacerlo con una pantalla táctil y un soporte digital o un bloc de notas, para gestionarlo individualmente. Si ha creado su propio documento, escríbalo como imagen o utilice un software de firma digital para leer los documentos directamente en su dispositivo.
Con las Firmas Digitales de Artlogo puede fácilmente copiar, compaginar y plasmar en papel su impresión, ya sea en una imagen o a mano. Podrá describir documentos con Artlogo y comprobar que su documento es seguro, legítimo y correcto.
¿Están previstas las firmas electrónicas en todos los países?
En todo el mundo, las firmas electrónicas se utilizan cada vez más como medio de identificación de documentos. No obstante, existen diferencias regionales en las disposiciones legales y reglamentarias relativas a las firmas electrónicas. En la mayoría de los Estados miembros existen normas que regulan las firmas electrónicas y, en algunos casos, las firmas manuscritas.
Las normas jurídicas para el uso de firmas electrónicas en EE.UU. son, por ejemplo, la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) y la Uniform Electronic Transactions Act (UETA). UETA ). En la Unión Europea, el Reglamento eIDAS ha creado un marco jurídico propio para las firmas electrónicas, que garantiza su legitimidad y eficacia jurídica.
El uso de certificados digitales, que han sido elaborados por un único órgano colegiado, es uno de los requisitos que exigen los Estados miembros para las firmas electrónicas. Para garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos nacionales, es necesario contar con el asesoramiento de expertos jurídicos o de los organismos reguladores de los respectivos Estados miembros.
Firme electrónicamente en línea de forma gratuita
Así podrás crear una firma electrónica en línea de forma gratuita:
- Seleccione una herramienta para la creación de firmas: Hay varias herramientas en línea para crear firmas electrónicas. Artlogo es la más fácil y rápida de usar.
- Regístrese para obtener una cuenta: Si desea utilizar una herramienta de firma, regístrese para obtener una cuenta y escriba su nombre, dirección de correo electrónico y otros datos necesarios.
- Capturar documento: Cargue el documento a firmar en la herramienta de firma en alta resolución.
- Complete su formulario de firma: Utilice la Signatur-Erstellungstool, um Ihre Signatur zu erstellen und anzupassen. Puede dibujar su firma con el ratón o con una pantalla táctil, o bien rellenar una imagen de su firma.
- Coloque su ficha: Si ha rellenado su ficha, colóquela en el lugar deseado del documento. También puede introducir información adicional como datos e iniciales.
- Envíe el documento: Si el documento ha sido aprobado, puede enviarlo a la otra parte para que lo revise o lo acepte.
La creación de firmas electrónicas es una solución rápida y económica para la automatización de los procesos de trabajo y la optimización de los procesos empresariales. Ofrecen la posibilidad de identificar los datos de forma rápida, económica, segura y segura. Si no está de acuerdo con el uso de firmas electrónicas en su empresa, no se preocupe. Si desea saber cómo crear una firma digital lea nuestro manual de instrucciones.
¿Qué es un Siegel electrónico? (E-Siegel)
Además de las señales electrónicas, también puede utilizar señales electrónicas ( E-Siegel ), para que sus datos digitales sean más precisos. Un E-Siegel es el equivalente digital de un documento de papel. Una firma electrónica garantiza la exactitud e integridad de los documentos y asegura su integridad.
El uso de sistemas electrónicos mejora la seguridad de los datos digitales al protegerlos contra manipulaciones o alteraciones. Esta mejora de la seguridad es especialmente útil para las empresas que manejan información vertical, como documentos jurídicos y financieros.
¿Existen riesgos derivados del uso de firmas electrónicas?
El uso de firmas electrónicas conlleva, como cualquier otra tecnología, riesgos potenciales. Sin embargo, si se utilizan correctamente, las firmas electrónicas pueden constituir una alternativa segura a los escritos en papel.
El delito de drogas o manipulación es un delito. Una carta o un documento pueden verse alterados si alguien lo solicita de forma no autorizada. Por lo tanto, es importante contar con un proveedor autorizado de firmas electrónicas que aplique técnicas de verificación y autenticación para evitar el acceso no autorizado y garantizar la seguridad de la firma.
Abschluss
En general, se puede decir que la eficacia y la seguridad de sus flujos de trabajo y la seguridad de los documentos se pueden mejorar considerablemente mediante el uso de firmas y sellos electrónicos. Ahorre tiempo y evite la entrega física de documentos mediante firmas electrónicas. Las firmas electrónicas aumentan la seguridad y garantizan la legalidad de sus documentos electrónicos y de sus transacciones. Los riesgos asociados a las firmas electrónicas pueden reducirse mediante la colaboración con proveedores competentes que apliquen métodos eficaces de autenticación y verificación. Apueste por la práctica moderna de la firma digital de documentos para ahorrar tiempo y dinero en su empresa.
Ideas abschließende
En Artlogo le ofrecemos más que un simple documento de trabajo: le proporcionamos una nota personal e irrepetible para cada documento digital que usted firma. Tanto si trabaja en el ámbito jurídico, médico o financiero, nuestro Servicio de Firma le garantiza una firma segura, tanto en papel como en formato digital. No se conforme con un diseño de firma electrónica genérico, sino que confíe en el servicio de rotulación manual de Artlogo .
GB
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