¿Pueden robarle sus firmas físicas o electrónicas?

Los contratos son vinculantes, te imponen ciertas responsabilidades e incluso posibles repercusiones. Por eso la gente teme tanto que le roben la firma. Al fin y al cabo, ¿quién quiere que le impongan un acuerdo del que nunca tuvo conocimiento?

Pero, ¿realmente se puede robar? Aquí hablaremos tanto de la firma física como de la electrónica. También profundizaremos en las medidas empleadas para evitar el robo.

Firma física

También conocida como firma manuscrita, se crea una firma física cuando se escribe en un documento o formulario físico utilizando un bolígrafo y tinta. Si te preocupa que la gente utilice tu firma en documentos importantes, no te preocupes. Tu firma es única para ti.

He aquí algunos indicadores que utilizan los especialistas en escritura forense para detectar una falsificación:

• Temblores. Significa que el falsificador no está seguro de escribir la firma.

• Velocidad y presión. El rastro de la tinta, así como su grosor, pueden ser diferentes.

• Arranques y paradas bruscos. Esto puede ser un indicio de que la escritura de la firma está ensayada. Por eso no es fluida.

• Levantamientos de bolígrafo y vacilaciones. Ocurre cuando te detienes en mitad de la firma para considerar el flujo correcto.

Las firmas húmedas son extremadamente difíciles de falsificar. La única forma de robarla de verdad es cuando alguien tergiversa el contenido del documento y te obliga a firmarlo.

Pero si quieres dificultar aún más su falsificación, considera la posibilidad de hacer ilegible tu firma y tener más cambios de dirección de línea.

Firmas digitales y electrónicas

El uso de la firma electrónica facilita la gestión de documentos y las transacciones globales. Sin embargo, muchas de estas transacciones no se realizan necesariamente cara a cara, por lo que a algunos les resulta imposible firmar delante de todo el mundo. Y con los gobiernos animando a la gente a limitar el contacto físico, aumentó el uso de la firma electrónica.

A través de Internet, la firma electrónica también ha pasado a formar parte del marketing. Una firma electrónica avanzada se ha convertido en un instrumento de marketing que ayuda a aumentar el conocimiento de la marca o a mejorar los índices de conversión.

Firma digital frente a firma electrónica: ¿Cuál es la diferencia?

A nuestros efectos, cualquiera de los dos términos se referirá a versiones electrónicas de su homóloga entintada. Esto es lo que es una firma electrónica. Puede ser incluso un sonido, un pin o cualquier proceso que represente su intención de "firmar" algo.

Una simple firma electrónica no tiene mucho valor jurídico. Mientras tanto, las firmas digitales son la versión más segura. En ella se verifica la autenticidad de los documentos electrónicos, así como la identidad de los firmantes.

HECHO: Una firma digital robada es extremadamente rara

Hecho por Nick Youngson CC BY-SA 3.0 Pix4free

Se dan casos de alguien que copia la firma de otra persona de un correo electrónico, un documento de Word u otras fuentes. Afortunadamente, la usurpación de identidad no acaba bien para el defraudador. También pueden intentar recurrir a métodos poco escrupulosos, pero la propia naturaleza de la firma electrónica le proporciona capas de protección contra el robo.

Esto significa que no puedes comprometer fácilmente la seguridad de la firma de alguien. Tienes que poder demostrar que es auténtica. Gracias a la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, tu firma electrónica es segura.

¿Cómo fomenta la Ley de firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional de Estados Unidos la seguridad de las firmas?

Esta ley establece requisitos de seguridad para que el proceso de firma sea legal. Según la Ley, debe tener:

Un certificado digital que puede rastrear el origen de la firma

Con un contrato físico no puedes añadirle detalles una vez firmado. Lo mismo ocurre aquí. La ley lo exige para que no aceptes sin saberlo algo que nunca has leído.

Si el remitente o el firmante cambian algo, todo será nulo y los documentos no tendrán validez ante un tribunal.

Registro de auditoría detallado que permite rastrear la firma electrónica hasta el firmante

Con un contrato legal, se incluyen detalles como dónde y cuándo se firmó. Incluso puede necesitar testigos sin intereses creados como prueba de que la firma se produjo realmente. Por desgracia, no es posible hacer lo mismo con las transacciones por Internet.

Para que el documento firmado siga siendo admisible ante un tribunal, se dispone de este registro electrónico. Este tiene direcciones IP, marcas de tiempo, fechas, direcciones de correo electrónico y otra información relevante para crear un rastro digital de los firmantes.

Métodos sólidos de verificación de la identificación para confirmar la identidad del firmante

Las herramientas de firma electrónica pueden tener varios métodos para hacerlo. Lo que sea aceptable para el documento que vayas a firmar dependerá, entre otras cosas, del sector al que pertenezcas y de la importancia del contenido.

Estos son los métodos más utilizados:

• Dirección de correo electrónico: Los firmantes introducen la dirección de correo electrónico a la que se envió la invitación a firmar. La plataforma también suele limitar el acceso a estas direcciones de correo electrónico.

• Código de acceso: El destinatario del documento introduce un código de acceso que el remitente le proporciona antes de firmar.

• Llamada telefónica: Los firmantes llaman a un número concreto en el que facilitan su nombre y código de acceso.

• SMS: Los firmantes reciben por SMS un código de acceso que introducen para acceder al documento.

• Basada en el conocimiento: Los firmantes responden a preguntas que se supone que sólo ellos conocen, como los vehículos que poseen y las direcciones anteriores.

• Verificación de la identidad: Los firmantes proporcionan un documento de identidad válido para verificar su identidad.

Si alguien roba una copia de su firma y la utiliza para firmar documentos, tendría que aportarla como prueba objetiva de legitimidad. De lo contrario, el documento firmado no se considerará vinculante. Esto es mucho más difícil que falsificar una copia digital de su firma, ¿verdad?

Por tanto, puede estar seguro de que, en general, es seguro utilizar la misma firma en documentos y correos electrónicos. Pero, como ocurre con cualquier problema de seguridad, merece la pena estar siempre alerta ante posibles amenazas.

¿Quiere evitar que le roben su firma digital? Busque estas características clave durante el proceso de firma electrónica

Contar con un proveedor de firma electrónica de confianza es importante porque le protege contra robos. Disponen de la tecnología necesaria para garantizar la legitimidad de su firma electrónica. Como mínimo, deben emplear estas medidas de seguridad:

Autenticación de doble factor

Con la autenticación de doble factor, ninguna persona no autorizada podrá acceder al documento. Esto significa que estarás seguro de que solo los firmantes específicos tendrán acceso.

En cuanto a la legitimación de tu firma, reduce las sospechas de que sea falsa. Pero lo más importante es que minimiza la exposición de tu firma a personas con intenciones poco escrupulosas.

Cumplimiento del CFR Parte 11

Además del aspecto de identificación para el firmante y el remitente, también registra la duración de la sesión de firma y establece una pista de auditoría con marca de tiempo.

Certificado digital

Con un certificado digital, podrá saber si los documentos han sido manipulados de alguna manera. Esta característica es importante porque cualquier edición anula la firma electrónica.

Un certificado cualificado le servirá de salvaguarda frente a quienes intenten tergiversar fraudulentamente. No hay por qué preocuparse de que alguien añada alguna cláusula que favorezca fuertemente a la otra parte.

Protección avanzada contra amenazas (ATP)

Como con cualquier cosa en Internet, es importante tener siempre en cuenta las amenazas que están esperando la oportunidad perfecta para atacar. Con la protección avanzada contra amenazas, estarías previniendo el phishing, el malware y otros ataques maliciosos.

Si hay enlaces dentro del documento, ATP le advertirá preventivamente si son perjudiciales.

Principales conclusiones

Tanto la firma física como la digital son muy difíciles de robar. Hay muchas medidas que la protegen de ser robada.

Y con las firmas electrónicas, deben cumplirse algunos criterios antes de que se consideren legales. Como con cualquier transacción en línea, simplemente toma las precauciones necesarias para mantenerte seguro.

Las funciones que ofrecen los proveedores de firmas electrónicas hacen que sea difícil que una falsa se considere legítima. Así que si quieres utilizar una en tus correos electrónicos y materiales de marketing, ¡dale una oportunidad!

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