En la era digital, firmar y enviar documentos vitales está a sólo unos clics de distancia. Una herramienta popular que ha revolucionado nuestra forma de gestionar el papeleo es DocuSign. Tanto si eres un profesional, un empresario o necesitas firmar documentos electrónicamente, aprender DocuSign te ahorrará tiempo y molestias. Este sencillo tutorial le guiará para que pueda gestionar con confianza y sin esfuerzo los documentos importantes.
¿Qué es DocuSign?
DocuSign es un software de firma electrónica que permite a los usuarios firmar, enviar y gestionar documentos electrónicamente. Elimina la necesidad de imprimir, escanear y enviar físicamente los documentos, lo que lo convierte en una solución cómoda y que ahorra tiempo tanto a empresas como a particulares.
Con DocuSign, puede firmar documentos electrónicamente, solicitar firmas de otros y seguir el progreso de sus documentos en tiempo real. Proporciona una forma segura y legalmente vinculante legalmente vinculante, garantizando que sus documentos estén seguros y protegidos durante todo el proceso.
Cómo utilizar DocuSign
A la hora de utilizar DocuSign, es esencial comprender el proceso de firma. DocuSign proporciona una forma segura y cómoda de firmar documentos electrónicamente, eliminando la necesidad de firmas físicas o de imprimir y escanear documentos.
Paso 1: Crear una cuenta
El primer paso para empezar a utilizar DocuSign es crear una cuenta. Visite el sitio web de DocuSign y haga clic en "Registrarse". Introduzca su correo electrónico y cree una contraseña. Una vez hecho esto, obtendrá acceso a su cuenta DocuSign.
Paso 2: Cargue su documento
Tras iniciar sesión en su cuenta DocuSign, accederá a la página de inicio. Para empezar a utilizar DocuSign, cargue el documento que desea firmar o enviar. Haga clic en "Nuevo" y, a continuación, seleccione "Enviar un documento" o "Firmar un documento" en función de sus necesidades. Puedes subir un documento desde tu ordenador o desde el almacenamiento en la nube, o puedes elegir entre las plantillas ya disponibles en DocuSign.
Paso 3: Añadir destinatarios y campos de firma
A continuación, tendrá que añadir destinatarios a su documento. Introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas que deben firmar el documento. También puedes especificar el orden en que deben firmar los destinatarios. Una vez añadidos los destinatarios, sólo tienes que arrastrar y soltar los campos de firma en el documento donde deban firmar. DocuSign ofrece campos personalizables como firma, iniciales, fecha y campos de texto para adaptarse a los requisitos de su documento.
Paso 4: Personalizar el mensaje de correo electrónico y las opciones
Antes de enviar el documento, puede personalizar el mensaje de correo electrónico que se enviará a los destinatarios. También puede seleccionar opciones adicionales como establecer recordatorios de firma, permitir la delegación a otros y añadir una fecha de caducidad. Acceda a las opciones haciendo clic en el botón "Más" de la esquina superior derecha.
Paso 5: Enviar o firmar el documento
Una vez que haya personalizado el mensaje de correo electrónico y las opciones, estará listo para enviar o firmar el documento. Para enviar el documento, haga clic en "Enviar" como remitente. Los destinatarios recibirán un correo electrónico con un enlace para acceder al documento y firmarlo electrónicamente. Como destinatario, abra el correo electrónico y haga clic en el enlace para firmar el documento. Puede firmar el documento utilizando el ratón, la pantalla táctil o cargando una copia escaneada de su firma.
Paso 6: Seguimiento y gestión del documento
Una vez enviado o firmado el documento, podrá seguir su progreso y gestionarlo desde su cuenta DocuSign. Podrás ver quién ha firmado el documento, cuándo lo ha firmado y si hay alguna firma pendiente. También puedes enviar recordatorios a los destinatarios que aún no hayan firmado y descargar una copia del documento firmado para tus archivos.
Revisar y previsualizar las opciones de edición
Antes de enviar o firmar el documento, es importante revisar y previsualizar las opciones de edición disponibles. DocuSign le permite realizar cambios en el documento si es necesario antes de finalizarlo.
Para revisar y previsualizar las opciones de edición, puede hacer clic en el botón "Revisar y editar" situado en la esquina superior derecha de la pantalla. Se abrirá un menú en el que podrá elegir entre editar el documento, añadir campos o destinatarios adicionales, cambiar el orden de firma o realizar cualquier otra modificación necesaria.
Para editar el documento, puede utilizar las distintas herramientas de edición que ofrece DocuSign. Estas herramientas le permiten añadir texto, imágenes, marcas de verificación u otras anotaciones al documento. También puede cambiar el tamaño o la posición de los campos de firma, los cuadros de iniciales u otros campos según sea necesario.
Una vez que haya realizado todas las ediciones necesarias, puede previsualizar el documento para asegurarse de que todo es correcto. La opción de vista previa le permite ver el documento tal y como lo verán los destinatarios. Este es un paso crucial para asegurarse de que el documento aparece exactamente como se pretendía y de que todos los campos y la información están en los lugares correctos.
Si necesita realizar algún cambio más, puede volver a las opciones de edición y realizar las modificaciones necesarias. Una vez que esté satisfecho con el documento, puede proceder a enviarlo o firmarlo como se menciona en el paso 5.
¿Cómo personalizo el campo de firma en DocuSign?
DocuSign ofrece diversas opciones para personalizar el campo según sus necesidades. Al personalizar el campo de firma, puede asegurarse de que se alinea con su marca y mejora la experiencia general del usuario. Estos son los pasos para personalizar el campo de firma en DocuSign:
- Inicie sesión en su cuenta DocuSign: Vaya al sitio web de DocuSign e inicie sesión con las credenciales de su cuenta.
- Seleccione el documento: Seleccione el documento al que desea añadir un campo de firma personalizado. Para cargar el documento, haz clic en el botón "Cargar" si aún no lo has hecho.
- Acceda al campo de firma: Seleccione el documento y haga clic en el botón "Firmar" situado en la parte superior de la página. Se abrirán las opciones del campo de firma.
- Personalizar el campo de firma: En las opciones del campo de firma, puede elegir entre varias opciones de personalización. Estas son algunas opciones clave que puedes modificar:
- A) Estilo de firma: Seleccione el tipo de firma que desea utilizar. DocuSign ofrece tres opciones: Dibujar, Escribir o Cargar. Puede elegir la opción que mejor se adapte a sus preferencias.
- B) Fuente de la firma: Personaliza el estilo y el tamaño de la fuente de tu firma.
- C) Color de la firma: Elija el color de la tinta de la firma para alinearlo con su marca o preferencia personal.
- D) Colocación de la firma: Arrastre y suelte el campo de firma a la ubicación deseada dentro del documento.
- Guardar y aplicar cambios: Personalice el campo de firma como desee y, a continuación, guarde los cambios haciendo clic en "Guardar" o "Aplicar cambios".
- Vista previa del campo de firma: Antes de finalizar el documento, es importante previsualizar cómo aparecerá el campo de firma para los destinatarios. Esto garantizará que la personalización se aplique correctamente y que el campo de firma se ajuste a su marca.
- Realice más ajustes si es necesario: Para ajustar aún más el campo de firma, vuelva a visitar las opciones de personalización y modifíquelas según sea necesario. Tómese su tiempo para asegurarse de que el campo de firma está exactamente como lo desea antes de continuar.
- Enviar o firmar el documento: Una vez que esté satisfecho con la personalización del campo de firma, puede proceder a enviar el documento a los destinatarios o firmarlo usted mismo. DocuSign ofrece opciones para enviar el documento por correo electrónico u otros métodos, en función de sus preferencias.
Conclusión
En conclusión, DocuSign ha cambiado las reglas del juego en nuestra era digital, transformando nuestra forma de manejar los documentos. Su plataforma de fácil uso agiliza el proceso de firma, eliminando la necesidad de imprimir, escanear y enviar por correo. Con DocuSign, puede gestionar documentos con total confianza, desde añadir destinatarios y campos de firma hasta personalizar mensajes y realizar un seguimiento del progreso. La posibilidad de revisar, editar y personalizar los campos de firma añade una capa de personalización. Adopte DocuSign para simplificar su papeleo, ahorrar tiempo y garantizar una gestión de documentos segura y eficaz para todas sus necesidades profesionales y personales.
Reflexiones finales
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Fuentes
- https://www.docusign.com/esignature/document-signing-software
- https://www.rocketlawyer.com/business-and-contracts/business-operations/contract-management/legal-guide/are-digital-signatures-legally-binding
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