Hoy en día, la mayor parte de la correspondencia empresarial se realiza en línea a través del correo electrónico. Por este motivo, es fundamental que quien trabaje en el mundo de los negocios aprenda a redactar correos electrónicos formales eficaces. El formato correcto de un correo electrónico contribuye notablemente a la profesionalidad y la eficacia de la comunicación. En este artículo se ilustran las mejores prácticas para dar formato a los correos electrónicos, lo que permite crear mensajes estéticamente elegantes y eficaces para el objetivo para el que se han creado. No importa si eres un experto o un profesional del mundo de los negocios; saber cómo estructurar correctamente un correo electrónico es fundamental para una comunicación eficaz.
Formulario de correo electrónico común
Correo electrónico formal e informal
Buenas prácticas para el formato de correo electrónico
Formato HTML frente a texto normal
10 correos electrónicos formales y profesionales
¿Cuál es el formato de correo electrónico más común?
El formato de poste electrónico está compuesto en general por los siguientes componentes:
Riga dell'oggetto
El mensaje debe ser conciso y preciso. Ayuda al destinatario a comprender el alcance y a decidir si lo acepta o no.
Saluto
El saludo inicial es el saludo que se encuentra al principio del correo electrónico. Debe ser respetuoso y dirigirse al destinatario con su título y nombre apropiados (por ejemplo, Gentile Sig. Rossi o Gentile Dott. Johnson).
Introducción
En la introducción, deberá proporcionar un resumen general del motivo por el que ha escrito el correo electrónico. Debe ser claro y conciso para captar la atención del destinatario.
Corpo
El cuerpo del correo electrónico contiene el mensaje principal o la información que desea transmitir. Puede estar organizado y dividido en párrafos o líneas de puntos para una mayor legibilidad. Utiliza un lenguaje claro y conciso para comunicar tus ideas de forma eficaz.
Conclusión
La conclusión recoge los puntos principales del correo electrónico y puede incluir eventuales solicitudes o peticiones necesarias. También puede expresar su gratitud o aprecio por el tiempo y la consideración del destinatario.
Chiusura
Enviar un correo electrónico es una forma rápida de concluir el mensaje. Debes ser profesional e incluir tu nombre completo y tus datos de contacto, como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.
Firma
El mensaje de correo electrónico de la empresa incluye más información de contacto y posibles títulos o afiliaciones profesionales pertinentes. Es una forma de proporcionar más contenido y credibilidad al cliente.
¿Cuál es la diferencia entre un correo electrónico formal y uno informal?
La principal diferencia entre correo electrónico formal e informal radica en el tono, el lenguaje y la estructura utilizados. Mientras que los correos electrónicos formales se utilizan para las comunicaciones profesionales y empresariales, los informales son más informativos y se utilizan entre amigos, familiares o conocidos.
Formularios de correo electrónico
En la redacción formal de un correo electrónico, el tono es profesional y serio. El lenguaje utilizado es formal y evita el argot o las expresiones coloquiales. La estructura sigue un formato específico, como se ha indicado anteriormente, con un encabezamiento claro, un saludo apropiado, una introducción concisa, un cuerpo del mensaje bien estructurado, una conclusión convincente, un cierre profesional y una firma detallada.
Redacción de mensajes de correo electrónico
Por otra parte, la redacción informal de los correos electrónicos ofrece un tono más desenfadado e informal. El lenguaje es coloquial y puede incluir jerga o expresiones informales. La estructura es más flexible y puede no incluir todos los componentes formales. El correo electrónico informal suele tener un toque más personal y puede comenzar con un simple saludo como "Ciao" o "Ehi", en lugar de un saludo formal.
¿Cuál es el número máximo de caracteres que se pueden introducir en un correo electrónico?
Los mensajes de correo electrónico no deben superar los 70 caracteres en total, de los cuales 60 son el tamaño máximo óptimo para la pantalla. Esto se debe a que los correos electrónicos se visualizan en una amplia variedad de dispositivos y dimensiones de la pantalla, por lo que es preferible un tamaño reducido para una mayor legibilidad.
Mantener las direcciones de correo electrónico dentro de un margen de 60-70 caracteres ayuda a garantizar que el contenido se visualice correctamente sin tener que desplazarse horizontalmente. Esto también permite una mayor legibilidad en los dispositivos móviles, cada vez más utilizados para la ejecución del correo electrónico.
¿Cuáles son las mejores prácticas para dar formato al correo electrónico?
Para crear correos electrónicos profesionales y eficaces, siga algunas buenas prácticas para formatear correos electrónicos:
1. Utilizza un oggetto chiaro e conciso
El objetivo debe evaluar correctamente el contenido del correo electrónico y dar al destinatario una idea de lo que quiere. Evite utilizar objetos vagos o genéricos que puedan ser fácilmente manipulables.
2. Mantieni organizato il corpo dell'email
Divide el correo electrónico en párrafos o elementos puntuales para que sea más fácil de leer y comprender. Utiliza elementos de formato adecuados, como el pasador o el corsé, para evidenciar la información importante.
3. Utilizar un lenguaje profesional
Cuando escribas un correo electrónico, es importante que utilices un lenguaje profesional y seguro. Evita usar jerga o expresiones informales y corrige el correo electrónico por posibles errores gramaticales u ortográficos.
4. Mantieni la lunghezza dell'email appropriata
Aunque es importante proporcionar toda la información necesaria, también es importante que el correo electrónico sea conciso y directo. Evita escribir correos electrónicos largos y prolijos que puedan confundir al destinatario.
5. Corregir antes de entrar
Antes de pulsar el botón Invia, tómate unos minutos para revisar el correo electrónico en busca de posibles errores gramaticales o de redacción. Un correo electrónico bien redactado y sin errores demuestra atención a los detalles y profesionalidad.
6. Presta atención al tono y al lenguaje
A veces, un mensaje de correo electrónico puede percibirse de forma distinta a como fue concebido. Presta atención al tono y utiliza un lenguaje y una formulación adecuados para garantizar que el mensaje sea claro y respetuoso.
7. Utiliza una firma de correo electrónico profesional
Incluye una correo electrónico profesional en el email. Deberá incluir su nombre completo, su puesto de trabajo, el nombre de su empresa e información de contacto como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Esto aumenta la credibilidad y facilita el contacto con el destinatario.
8. Utilice el formato correcto
Utiliza una fuente y un tamaño de letra profesionales para tu correo electrónico. Utiliza fuentes estándar como Arial, Times New Roman o Calibri y un tamaño de letra de 10 o 12. Evita utilizar colores excesivos, pasteles o corsés, o fuentes elaboradas que puedan hacer que tu correo electrónico sea poco profesional.
9. Usa saluti e chiusure appropriate
Comienza el correo electrónico con un saludo profesional como "Gentile [nombre del destinatario]" o "Buongiorno [nombre del destinatario]" y conclúyelo con una frase cortés como "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti". Esto da el tono a una conversación profesional y risueña.
10. Preste atención al diseño del correo electrónico
Asegúrate de que tu correo electrónico sea visiblemente atractivo y fácil de leer. Utiliza el espacio adecuado entre los encabezados y valora la posibilidad de utilizar elementos punteados o numéricos para mayor claridad. Evita escribir grandes bloques de texto que puedan ser dispersados por el destinatario.
11. Utiliza una dirección de correo electrónico verificada o una dirección de correo electrónico de la empresa.
Utiliza un email verificado o un email de empresa para enviar emails profesionales. Evita utilizar direcciones de correo electrónico personales o direcciones de correo electrónico con nombres de usuario no profesionales. Contar con un correo electrónico profesional aporta credibilidad y profesionalidad a tu comunicación.
¿Cuál es la diferencia entre el formato HTML y el texto normal de un correo electrónico?
Formato de correo electrónico en texto normal
El formato de texto normal es la forma más elemental de comunicación por correo electrónico. Se compone de texto simple y no formateado, sin estilos ni elementos visuales. Cuando se envía un correo electrónico en formato de texto normal, se está enviando esencialmente un mensaje de texto sencillo que puede ser enviado por cualquier cliente o dispositivo de correo electrónico. Este formato es ideal para enviar mensajes que no requieran formatos especiales o mejoras visuales, como simples anuncios testuales, promociones o respuestas rápidas.
Formato e-mail de texto HTML
Sin embargo, es posible añadir muchos tipos de formato y componentes visuales al correo electrónico utilizando el formato HTML. El lenguaje estándar utilizado para crear páginas web se llama HTML, o HyperText Markup Language. Con el formato HTML se pueden incluir funciones de formateo tales como etiquetas, etiquetas numéricas, anotaciones, párrafos y texto en letras mayúsculas y minúsculas. También es posible incluir tablas, vídeos, enlaces ipertestuales e imágenes en el correo electrónico . Cuando desee generar correos electrónicos estéticamente atractivos y atractivos, como boletines informativos, campañas de marketing o anuncios de productos, utilice a menudo este formato.
10 ejemplos de emails formales y profesionales por tipo de email
1. Email di ringraziamento:
Oggetto: Grazie per l'incontro
Gentile [nombre del destinatario],
Vorrei cogliere l'occasione per esprimere la mia gratitudine per l'opportunità di incontrarvi oggi. È stato un piacere discutere [argomento dell'incontro] e trarre preziosi spunti dalla vostra competenza. Apprezzo sinceramente il tempo che mi avete dedicato e le preziose informazioni che avete condiviso.
Si necesita más información o seguimiento, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Spero di poter collaborare con voi in futuro.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
2. Carta de presentación:
Oggetto: Candidatura para [Titolo della posizione].
Gentile responsabile delle assunzioni,
Con la presente deseo expresar mi interés por [Título del puesto] en [Nombre de la empresa]. Con [number di anni] di esperienza in [settore pertinente], sono certo che le mie competenze e qualifiche siano perfettamente in linea con i requisiti di questo ruolo.
En mi puesto anterior en [Empresa anterior], llevé a cabo con éxito [indique un resultado o una responsabilidad importante]. Questa esperienza mi ha fornito [indicare competenze o caratteristiche chiave] che ritengo contribuiranno notevolmente al successo di [Nome dell'azienda].
In allegato troverete il mio curriculum vitae per una vostra valutazione. Me gustaría discutir cómo mis competencias y experiencia pueden ser útiles en [Nombre de la empresa]. Grazie per aver preso in considerazione la mia candidatura. Resto intesa di ulteriori approfondimenti sulle mie qualifiche.
Sinceramente,
[Il tuo nome]
3. Petición de reunión:
Oggetto: Solicitud de contacto
Gentile [nombre del destinatario],
Spero che questa e-mail la trovi in buone condizioni. Vorrei chiederle un incontro per discutere [argomento dell'incontro]. Sulla base delle mie ricerche e della sua esperienza in questo settore, ritengo che un incontro con lei sarebbe estremamente utile.
Sono disponibile [indicare data/e e orario/i specifici/e] per l'incontro. Fatemi sapere se qualcuna di queste opzioni vi va bene. En caso contrario, le sugeriremos una fecha y un horario alternativos que le resulten cómodos.
Attendo con ansia il vostro riscontro positivo e l'opportunità di incontrarvi.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
4. Carta de agradecimiento:
Oggetto: Gracias por su apoyo
[Nombre del destinatario],
Vi scrivo questa lettera per esprimere la mia più profonda gratitudine per il vostro supporto e la vostra assistenza durante [evento o progetto specifico]. Su dedicación, competencia y compromiso con la excelencia son determinantes para el éxito de la iniciativa.
Vorrei ringraziare e lodare in modo particolare [menzionare azioni o contributi specifici]. Sus excelentes competencias y profesionalidad han tenido un impacto significativo y han sido tenidas en cuenta por todo el equipo.
Sono grato per l'opportunità di lavorare con una persona del tuo calibro e ammiro la tua capacità di ottenere costantemente risultati eccezionali. Tu actitud positiva y tu voluntad de ir más allá de cualquier límite son sin duda una fuente de inspiración.
Gracias una vez más por sus valiosas contribuciones. No vedo la oportunidad de colaborar con ustedes en futuros proyectos.
Con sincera gratitud,
[Il tuo nome]
5. Email di promemoria:
Oggetto: Promemoria: [Evento/Scadenza imminente]
Gentile [nombre del destinatario],
Spero che questa e-mail ti trovi bene. Volevo inviarti un promemoria amichevole su [evento/scadenza imminente] che si sta rapidamente avvicinando.
Como ya se ha indicado, [facilite detalles sobre el evento o la fecha]. È importante rimanere puntuali e assicurarsi che tutti i prepartivi necessari si effettuati prima della scadenza.
Vi prego cortesemente di esaminare i documenti allegati e di completare eventuali attività o consegne in sospeso entro [scadenza]. Para cualquier duda o ayuda adicional, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
Gracias por la atención que ha prestado a esta pregunta. Su entusiasmo contribuirá notablemente al éxito de [evento/proyecto].
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
6. Lettera di scuse:
Oggetto: Scuse per l'inconveniente causato
[Nombre del destinatario],
Scrivo questa lettera per scusarmi sinceramente per l'inconveniente causato da [incidente/evento specifico]. Sono consapevole che questa situazione ha causato disagi e frustrazioni e mi assumo la piena responsabilità della supervisione.
Mi dispiace profondamente per qualsiasi inconveniente o impatto negativo che questo problema possa aver causato a te o al tuo team. Te informamos que estamos trabajando activamente para resolver la situación e impedir que se repita en el futuro.
Vi assicuro che stiamo prendendo la questione molto seriamente e abbiamo implementato misure per affrontarne la causa principale. Estamos llevando a cabo una investigación exhaustiva para averiguar qué es lo que está ocurriendo, y nos comprometemos a introducir las mejoras necesarias para evitar que se repitan incidentes similares.
Somos conscientes de que las acciones son más que palabras y quiero asegurarle que le ayudamos a recuperar su confianza y a proporcionarle el alto nivel de servicio que espera de nosotros. Aprezziamo la vostra fiducia e apprezziamo la vostra pazienza e comprensione in questo momento.
Si hay algo más que podamos hacer para resolver la situación o ayudarle de alguna manera, no dude en ponerse en contacto con nosotros directamente. Estamos aquí para conocer sus preocupaciones y garantizarle que las tratará de forma rápida y eficaz.
Vi prego di accettare nuovamente le mie più sincere scuse per qualsiasi inconveniente arrecato. Ci impegniamo al massimo per risolvere questo problema e speriamo di potervi offrire un servizio migliore in futuro.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
7. Comentarios por correo electrónico:
Asunto: Solicitud de comentarios sobre [Producto/Servicio]
Gentile [Cliente/Nome del cliente],
Spero che questa e-mail ti trovi bene. Te escribo para enviarte un breve comentario sobre tu reciente experiencia con nuestro [producto/servicio]. Apreciamos mucho tu opinión y creemos que tu contribución nos ayudará a mejorar y a ofrecer una experiencia aún mejor a nuestros clientes.
Tu opinión es fundamental para nosotros, porque nos permite saber qué estamos haciendo bien y cómo podemos mejorar. Nos esforzamos al máximo por superar las expectativas de nuestros clientes y su opinión sincera nos guiará en la consecución de este objetivo.
Para facilitarle las cosas, he preparado un breve cuestionario que sólo le llevará unos minutos. La encuesta consiste en [número de preguntas] y abarca diversos aspectos de su experiencia con nuestro [producto/servicio]. Sus respuestas serán anónimas y se utilizarán exclusivamente para fines internos con el fin de mejorar nuestra oferta.
Encontrará la respuesta a este correo electrónico. Le rogamos que lo lea dentro de [scadenza], para que pueda recoger sus sugerencias y adaptarlas a sus comentarios.
Tu tiempo y tus comentarios son muy apreciados y tu opinión es muy valiosa para nosotros. Como muestra de nuestro agradecimiento, todos los participantes que completen la encuesta participarán en un sorteo para tener la posibilidad de recibir [incentivos] como agradecimiento por su participación.
En caso de dudas o problemas durante la compilación del informe, no dude en ponerse en contacto con nosotros directamente. Estamos aquí para ayudarle en todo lo posible y garantizarle una experiencia de viaje sin contratiempos.
Gracias una vez más por su continuo apoyo y por dedicar su tiempo a hacernos llegar sus comentarios. No dudamos en recibir sus comentarios y utilizar sus sugerencias para mejorar nuestro [producto/servicio].
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
8. Formato della posta per congedo per malattia:
Oggetto: Solicitud de cobertura por enfermedad
Gentile [nombre del supervisor/responsable],
Spero che questa e-mail ti trovi bene. Ti scrivo per informareti che non sto bene e non potrò venire al lavoro per i prossimi giorni. Ho consultato un medico che mi ha consigliato di prendermi un po' di tempo libero per riprendermi.
Mi scuso per qualsiasi inconveniente possa derivare dalla mia assenza e mi assicurerò che eventuali compiti o scadenze in sospeso vengano delegati o completti prima della mia assenza. Ho già informato i miei colleghi, che sono a conoscenza della situazione.
Le proporcionaré toda la información que necesite sobre mi salud y mi disponibilidad durante mi estancia. Para cualquier pregunta urgente que requiera mi atención, no dude en ponerse en contacto conmigo por correo electrónico o por teléfono: será mejor que le atienda a distancia.
Comprendo la importancia de mi papel y de mis responsabilidades dentro del equipo y me aseguro de que me reincorporo al trabajo lo antes posible. Mi impegnerò a ridurre al minimo qualsiasi disagio causato dalla mia assenza.
Por favor, indíquenos si existen procedimientos o documentos específicos que deba rellenar para solicitar un certificado de enfermedad. Estaremos encantados de ayudarle.
Grazie per la comprensione e il supporto in questo periodo. Apprezzo la vostra considerazione e non vedo l'ora di tornare presto al lavoro.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
9. Invia richiesta:
Oggetto: Solicitud de revisión de la beca
Gentile [nombre del supervisor/responsable],
Spero che questa e-mail ti trovi bene. Ti scrivo per discutere la possibilità di una revisione salariale per la mia posizione presso [Nome dell'azienda].
En los últimos [periodos de tiempo], he demostrado constantemente un alto nivel de rendimiento y he contribuido con éxito al crecimiento y al éxito de la empresa. He asumido nuevas responsabilidades, he superado con creces mis objetivos y he recibido comentarios positivos tanto de los clientes como de los compañeros.
In base al mio contributo e alle attuali condizioni di mercato, ritengo che una revisione salariale sia giustificata. Ho condotto ricerche approfondite sugli standard del settore e ho riscontrato che il mio attuale stipendio è inferiore alla retribuzione media per posizioni simili.
Vorrei richiedere un incontro con voi per discutere ulteriormente di questa questione e fornirvi la documentazione a supporto, come valutazioni delle prestazioni e dati salariarii del settore. Estoy convencido de que mis resultados y mi dedicación a la empresa son motivos válidos para un aumento de sueldo.
Soy consciente de que la empresa podría tener problemas de presupuesto y estoy dispuesto a valorar opciones retributivas alternativas, como bonificaciones basadas en el rendimiento o beneficios adicionales. Mi principal objetivo es garantizar que mi salario refleje el valor que aporta a la organización.
Apprezzo molto il tempo che avete dedicato e la considerazione che avete dedicato alla mia richiesta. Credo che uno stipendio equo e competitivo non sia solo un riflesso delle mie competenze e del mio contributo, ma anche un investimento nella mia continua motivazione e nel mio impegno verso l'azienda.
Per favore, fammi sapere un orario che mi sia comodo per incontrarci e discutere di questa questione. Attendo con ansia l'opportunità di presentare il mio caso e discutere possibili soluzioni.
Gracias por la atención que ha prestado a esta pregunta.
Sinceramente,
[Il tuo nome]
10. Email del cliente actualizado sobre el proyecto:
Oggetto: Aggiornamento del progetto - [Nome del progetto]
Gentile [nombre del cliente],
Spero che questa e-mail ti trovi bene. Volevo aggiornarti sullo stato di avanzo del nostro progetto, [Nome del progetto], e informareti degli ultimi sviluppi.
Asimismo, deseo expresar mi gratitud por su continuo apoyo y su colaboración durante todo el proyecto. Su contribución y sus comentarios son fundamentales para garantizar que la solución ofrecida satisfaga sus necesidades específicas.
Hasta ahora, hemos completado con éxito [hito/fase] del proyecto. Questa milestone prevedeva [breve descrizione delle attività completate]. Le informamos de que todos los resultados obtenidos se han alcanzado en los plazos y con el presupuesto acordados.
En el futuro, nuestro equipo se concentrará en [próximo hito/fase]. Esta fase comprenderá [breve descripción de las actividades futuras]. Hemos planificado cuidadosamente el tiempo y asignado los riesgos para garantizar una ejecución fluida y eficiente.
Durante todo el proyecto, hemos supervisado atentamente los indicadores clave de rendimiento (KPI) para garantizar el cumplimiento de los objetivos y la consecución de todas las metas. Nuestro equipo ha supervisado atentamente los progresos realizados y se ha enfrentado con prontitud a cualquier problema que haya surgido.
Comprendemos la importancia de una comunicación eficaz y de la transparencia, y nos esforzamos por ofrecerle mejoras constantes. Seguiremos informándole sobre posibles avances y progresos significativos.
Para cualquier pregunta, duda o cuestión adicional, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Apreciamos sus comentarios y deseamos asegurarnos de que satisfacemos sus expectativas.
Gracias una vez más por su continua colaboración y la confianza en nuestro equipo. Estamos seguros de que llevaremos a buen término este proyecto y obtendremos los resultados deseados.
No vedo l'ora di raggiungere il nostro prossimo traguardo e di fornirvi presto un altro aggiornamento. Si tiene alguna pregunta o necesita más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
Gracias por la atención que ha prestado a esta pregunta.
Sinceramente,
[Il tuo nome]
¿Seguiría el formato de correo electrónico más común para las cartas comerciales?
Sí, es recomendable seguir el formato de correo electrónico común para las cartas comerciales para crear correos electrónicos profesionales y eficaces. El formato de correo electrónico común en general incluye un objeto, un saludo, el cuerpo del mensaje, un encabezado y una firma. Este formato ayuda a estructurar el correo electrónico y a facilitar su lectura y comprensión por parte del destinatario. Demuestra también que has dedicado tiempo a formatear correctamente tu correo electrónico, lo que contribuye a tu profesionalidad. Siguiendo el formato de email común, puedes garantizar que tus emails sean correctos, concisos y profesionales, causando una impresión positiva en tus destinatarios.
Conclusión
En este sentido, formatear el correo electrónico de manera profesional es esencial para crear una impresión positiva y una comunicación eficaz. Siguiendo los consejos descritos en este artículo del blog, podrás asegurarte de que tus correos electrónicos sean claros, concisos y visualmente atractivos. Presta atención al asunto, a los saludos, al cuerpo del email, al cierre y a la firma. Utiliza un formato correcto, saludos y cierres apropiados y una dirección de correo electrónico verificada o una dirección de correo electrónico de la empresa. Siguiendo estas buenas prácticas, podrás crear correos electrónicos profesionales que demuestren tu competencia y profesionalidad.
Consideraciones finales
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