Aprende el arte de la firma electrónica de documentos con nuestra guía paso a paso. Firma documentos de forma segura con nuestros consejos de expertos.

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Cómo firmar un documento electrónicamente: paso a paso

Septiembre de 2023

La capacidad de firmar documentos electrónicamente se ha convertido en algo esencial para los profesionales de la empresa en la era digital moderna. Atrás quedaron los días de imprimir, firmar y escanear documentos. Ahora puede firmar un documento electrónicamente con unos pocos clics, lo que le ahorrará tiempo y agilizará sus procedimientos empresariales. Paso a paso, este artículo le mostrará cómo firmar documentos en línea con seguridad, lo que le permitirá mantenerse a la vanguardia en el ámbito empresarial y agilizar sus operaciones, independientemente de su nivel de experiencia.

¿Qué es la firma electrónica?

Una firma manuscrita que puede utilizarse para firmar documentos electrónicos se conoce como firma electrónica (esignature). Sirve como mecanismo seguro y jurídicamente vinculante para autenticar la identidad del firmante y su intención de firmar el documento. Las firmas electrónicas pueden generarse de múltiples formas, desde introducir un nombre hasta dibujar una firma en una pantalla táctil o empleando un pad de firma digital.

La utilización de estos métodos está muy extendida en sectores como el financiero, el inmobiliario, la sanidad y los servicios jurídicos, ya que sirven para acelerar los procesos, reducir las transacciones en papel y optimizar la eficiencia operativa.

La firma electrónica en el comercio mundial y nacional (ESIGN) la Ley de transacciones electrónicas y el Reglamento sobre identificación electrónica y servicios de confianza (eIDAS) son sólo algunas de las leyes y reglamentos internacionales que se aplican a la firma electrónica. Estas normativas garantizan que las firmas electrónicas estén protegidas y sean tan jurídicamente vinculantes como las firmas escritas tradicionales, dándoles validez jurídica y fuerza ejecutiva.

¿Cómo funciona la firma electrónica?

La tecnología de cifrado se utiliza en las firmas electrónicas para proteger tanto la identidad del firmante como el documento que se firma. Una huella digitalo hash, se crea y se añade a un documento cuando se firma electrónicamente. Con la ayuda de este hash, cualquier modificación hecha al documento después de la firma será reconocida, previniendo la manipulación.

Los certificados digitales, la verificación por SMS y la autenticación por correo electrónico son sólo algunos de los métodos adicionales utilizados para verificar la identidad del firmante. De este modo, se garantiza que la persona que firma es quien dice ser y que queda constancia de su deseo de firmar.

Las empresas pueden aumentar su eficiencia agilizando los procedimientos, reduciendo las transacciones en papel e implantando firmas electrónicas seguras y eficaces. Las empresas pueden beneficiarse de la incorporación de esta tecnología a sus operaciones, ya que proporciona una forma legalmente vinculante de firmar documentos.

Cómo firmar un documento electrónicamente

Las firmas electrónicas ofrecen una forma cómoda y segura de firmar documentos sin necesidad de copias físicas ni reuniones en persona. A continuación se explica paso a paso cómo firmar un documento electrónicamente:

Elija una herramienta de creación de firmas electrónicas: Existen varias herramientas en línea para crear firmas electrónicas, como Adobe Reader, Signnow, Windows, Words y Artlogo. Seleccione una herramienta fácil de usar y que se adapte a sus necesidades.
Crea una cuenta: Tras seleccionar la herramienta de creación de firmas que prefieras, crea una cuenta introduciendo tu nombre, dirección de correo electrónico y cualquier otro dato necesario.
Cargar el documento: Utilice la herramienta de creación de firmas para cargar el documento que debe firmarse. Para ello, haz clic en el botón "Cargar" o "Elegir archivo" y selecciona el documento de tu ordenador o del almacenamiento en la nube. Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla hasta llegar al siguiente paso.
Cree su firma: Utilice la herramienta de creación de firmas para crear y personalizar tu firma. Dependiendo de la herramienta, puede utilizar el ratón o una pantalla táctil para dibujar su firma, o puede cargar una imagen de su firma existente.
Coloque su firma en el documento: Después de crear tu firma, utiliza la herramienta de creación de firmas para adjuntarla al documento donde corresponda. Si es necesario, también puedes incluir más detalles como fechas e iniciales.
Revisar y finalizar: Antes de finalizar el documento, revíselo para asegurarse de que todos los campos necesarios están debidamente cumplimentados y de que la firma aparece correctamente. Realice las modificaciones o ajustes necesarios antes de continuar.
Finalice y guarde el documento: Una vez que estés satisfecho con el documento y la colocación de la firma, finalízalo guardando una copia. La mayoría de las herramientas de firma electrónica te permiten guardar el documento como PDF u otro formato de archivo común.
Compartir o enviar el documento: En función de tus necesidades, ahora puedes compartir el documento firmado con otras personas o enviarlo a los destinatarios previstos. Esto puede hacerse por correo electrónico, plataformas de intercambio de archivos o proporcionando un enlace de descarga.

¿Qué tipos de firma electrónica existen?

Existen tres tipos diferentes de firma electrónica: cualificada, avanzada y básica. Las firmas electrónicas básicas pueden ser cualquier tipo de firma electrónica, incluida la introducción de un nombre al final de un correo electrónico o el escaneado de una firma manuscrita. Las firmas electrónicas avanzadas son más seguras e incluyen pasos adicionales, como un certificado digital, para confirmar la identidad del firmante.

Las firmas electrónicas más seguras son las cualificadas, que requieren un certificado digital concedido por el gobierno que autentique al firmante. Los servicios financieros, médicos y jurídicos son sólo algunos de los ámbitos fuertemente regulados que emplean habitualmente este tipo de firmas.

¿Cuál es la diferencia entre una firma electrónica y una firma tradicional?

Las firmas electrónicas ofrecen un sustituto digital que puede realizarse en línea y a distancia, mientras que las firmas tradicionales implican firmar físicamente un documento con un bolígrafo. Con las firmas electrónicas, puede firmar documentos más rápida y fácilmente sin tener que imprimirlos, escanearlos o enviarlos por correo. Sus elevados niveles de seguridad y conformidad permiten a las empresas reducir los costosos e ineficaces procesos en papel.

Las 5 principales ventajas de la firma electrónica

Ahorro de tiempo

La firma electrónica permite firmar documentos, contratos y acuerdos de forma rápida y sencilla, sin necesidad de imprimirlos, escanearlos o enviarlos por correo. Esto puede ahorrar a las empresas un tiempo valioso y aumentar la productividad.

Rentable

Al reducir la necesidad de realizar transacciones en papel, las empresas pueden ahorrar dinero en costes de impresión, franqueo y almacenamiento.

Seguridad y protección

Las firmas electrónicas ofrecen un alto nivel de seguridad y cumplimiento, garantizando que los documentos no se manipulen y que se confirme la identidad del firmante.

Rapidez y comodidad

Las firmas electrónicas pueden realizarse en línea y a distancia, lo que agiliza y facilita a las empresas la firma de documentos desde cualquier lugar del mundo.

Legalmente vinculante

Las firmas electrónicas tienen la misma validez legal que las firmas tradicionales, por lo que constituyen un medio seguro y eficaz de firmar documentos.

¿Hay alguna diferencia entre la firma digital y la electrónica?

Sí, hay una diferencia entre firma digital y firma electrónica. Aunque las firmas electrónicas son un tipo de firma digital, no son lo mismo. Las firmas digitales utilizan tecnología de cifrado de datos para proporcionar una capa adicional de seguridad, garantizando que el documento no ha sido manipulado ni alterado de ninguna manera.

También requieren integridad con el uso de un certificado digital para la autenticidad de la identidad del firmante. Las firmas electrónicas, por otro lado, pueden ser tan simples como una imagen escaneada de una firma o un nombre mecanografiado. Aunque siguen siendo seguras, puede que no ofrezcan el mismo nivel de protección que una firma digital.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un símbolo electrónico que se utiliza para verificar la autenticidad e integridad de un documento digital. Se trata esencialmente de una firma electrónica que se crea utilizando una combinación de algoritmos matemáticos y claves de cifrado. Las firmas digitales se utilizan ampliamente en el mundo empresarial para autenticar documentos, contratos y acuerdos importantes.

Cómo crear una firma digital

Elija un proveedor de firma electrónica: Investiga y elige un proveedor de firma electrónica fiable como Artlogo que ofrece una infraestructura segura para crear y gestionar firmas digitales.
Crear un ID digital: Regístrese para obtener una cuenta de firma digital con el proveedor y facilite su información básica.
Cargue su firma: Utilizando un bolígrafo digital o haciendo una foto de tu firma, cárgala en el proveedor de firma digital.
Personaliza tu firma: Ajusta el tamaño, la fuente y el color de tu firma según tus preferencias.
Verifique su identidad: Verifica tu identidad mediante un proceso seguro definido por el proveedor de firma digital.
Introduzca su firma: Una vez verificada tu identidad, puedes utilizarla para crear y firmar documentos.
Guardar y compartir: Tras insertar tu firma, guarda el documento y compártelo con las partes pertinentes.
Verificar la autenticidad de la firma: El proveedor de firma digital utilizará un certificado digital para garantizar la autenticidad de tu firma y del documento.
Almacene su firma: El proveedor de firma digital almacenará de forma segura tu firma para su uso futuro.
Actualice su firma: Si necesitas actualizar tu firma, simplemente repite los pasos anteriores.

Siguiendo estos sencillos pasos, podrá crear rápida y fácilmente su propia firma digital, lo que le ayudará a revisar y firmar documentos importantes de forma segura y eficaz.

Crear una imagen o dibujo de firma

Una firma digital puede hacerse de dos maneras: escaneando tu letra o dibujándola con un bolígrafo digital. Simplemente firma un trozo de papel blanco con un rotulador oscuro si prefieres hacer una imagen, y luego escanéala o fotografíala. Sube la imagen al proveedor de firmas digitales después de guardarla como archivo JPEG, PNG o PDF.

Si prefieres dibujar tu firma, puedes hacerlo con un dispositivo de pantalla táctil y un bolígrafo o almohadilla digital para hacerla únicamente tuya. Cuando hayas terminado de crear tu firma, guárdala como imagen o utiliza un software de firma digital para firmar documentos directamente en tu dispositivo.

Con los servicios de firma digital de Artlogo, es sencillo cargar, personalizar y utilizar su firma en papel, tanto si prefiere producir una imagen como dibujarla a mano. Puede firmar documentos utilizando Artlogo sabiendo que su firma es segura, legítima y legalmente exigible.

¿Se acepta la firma electrónica en todos los países?

En todo el mundo se acepta cada vez más la firma electrónica como medio válido para firmar documentos. Sin embargo, existen diferencias regionales en las leyes y normas que rigen las firmas electrónicas. La mayoría de los países tienen una legislación que, en determinadas circunstancias, considera que las firmas electrónicas son equivalentes a las manuscritas.

En Estados Unidos, por ejemplo, la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) y la Uniform Electronic Transactions Act (UETA). El Reglamento eIDAS creó un marco jurídico uniforme para las firmas electrónicas dentro de la Unión Europea, garantizando su legitimidad y fuerza legal.

El uso de un certificado digital emitido por un tercero imparcial es uno de los requisitos que algunas naciones pueden exigir para las firmas electrónicas. Para garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos nacionales, es fundamental contar con el asesoramiento de expertos jurídicos u organizaciones gubernamentales de cada país.

Cómo crear una firma electrónica gratuita en línea

Estos son los pasos para crear una firma electrónica online gratis:

Elija una herramienta de creación de firmas: Hay varias herramientas de creación de firmas electrónicas disponibles en línea, Artlogo es la más sencilla y rápida de utilizar.
Regístrese para obtener una cuenta: Una vez que hayas elegido una herramienta de creación de firmas, regístrate para obtener una cuenta proporcionando tu nombre, dirección de correo electrónico y otra información necesaria.
Cargar el documento: Sube el documento que necesitas firmar a la herramienta de creación de firmas.
Crea tu firma: Utilice la herramienta de creación de firmas para crear y personalizar tu firma. Puedes utilizar el ratón o una pantalla táctil para dibujar tu firma, o puedes subir una imagen de tu firma.
Coloque su firma: Una vez creada su firma, colóquela en el documento donde tenga que firmar. También puedes añadir otra información necesaria como fechas e iniciales.
Enviar el documento: Una vez firmado el documento, puede enviarlo a la otra parte para que lo firme o apruebe.

Una solución rápida y asequible para automatizar los flujos de trabajo y optimizar los procedimientos de la empresa es crear firmas electrónicas. Es una forma rápida, rentable, segura y fiable de firmar documentos. Considere la posibilidad de emplear la firma electrónica en su empresa si aún no lo ha hecho. Si está interesado en aprender cómo crear una firma digitalconsulte nuestra guía paso a paso.

¿Qué es un sello electrónico? (E-seal)

Además de la firma electrónica, también existe la posibilidad de utilizar sellos electrónicos (Sellos electrónicos) para añadir una capa adicional de seguridad a sus documentos digitales. Un sello electrónico es el equivalente digital del sello tradicional utilizado en los documentos en papel. Se emplea un identificador distinto para confirmar la autenticidad y el estado inalterado de un documento, asegurando que permanece intacto.

La utilización de un sello electrónico aumenta la seguridad de los documentos digitales al introducir una salvaguardia adicional contra posibles manipulaciones o cambios. Esta medida de seguridad reforzada resulta especialmente ventajosa para las entidades que gestionan información sensible, como documentos jurídicos y financieros.

¿Existe algún riesgo asociado al uso de la firma electrónica?

El uso de la firma electrónica conlleva algunos riesgos potenciales, como cualquier otra tecnología. La firma electrónica, cuando se utiliza correctamente, puede ofrecer una alternativa más segura que la firma convencional en papel.

La posibilidad de fraude o manipulación es un motivo de preocupación. Una firma o un documento podrían ser alterados si alguien tiene acceso ilegal a ellos. Por eso es crucial elegir un proveedor de firmas electrónicas establecido que emplee técnicas de cifrado y autenticación para bloquear el acceso ilegal y garantizar la validez de la firma.

Conclusión

En conclusión, la eficacia y la seguridad de sus flujos de trabajo y almacenamiento de documentos pueden mejorar considerablemente utilizando firmas y sellos electrónicos. Puede ahorrar tiempo y evitar tener que enviar físicamente los documentos utilizando firmas electrónicas. Los sellos electrónicos refuerzan aún más la seguridad al verificar la legitimidad de sus documentos electrónicos y evitar falsificaciones. Los riesgos asociados a las firmas electrónicas pueden reducirse trabajando con proveedores fiables que utilicen métodos de autenticación y cifrado sólidos. Adopte la práctica moderna de firmar digitalmente los documentos para ahorrar tiempo y esfuerzo en sus operaciones comerciales.

Reflexiones finales

En Artlogoofrecemos algo más que una firma: aportamos un toque personalizado y distintivo a cada documento digital que firme. Tanto si trabaja en el mundo jurídico, médico o financiero, nuestro servicio de firma garantiza una experiencia de firma segura que deja una impresión duradera en papel y en el ámbito digital. No te conformes con una firma electrónica genérica cuando puedes destacar con la firma manuscrita de Artlogo firma manuscrita de Artlogo.